21世紀の企業内のドキュメントを制御する。

多くの企業では、数え切れないほどの時間とリソースが制御された文書の監視と管理に専念している。 "制御された書類は何なのか？"あなたは尋ねるかもしれない。制御された文書は、通常、時間の経過とともに、編集された日、その後複数回再配布することができるリファレンス·ドキュメントを表しています。制御された文書の種類（ただし、これらに限定されない）を含めることができます：データシート、契約書、申請書、アプリケーションの計画、仕様書、手順書、および技術的な図面を。

あなたがこれまで建設作業現場で働いている場合は、おそらく文書管理を取り巻くプロトコルに精通している。ほぼすべての建設やエンジニアリングプロジェクトでは、一般的に密接な指導、管理、ストレージ、および配信を必要とする制御されたドキュメントの豊富さがあります。制御された文書が改訂されるたびに、新しいバージョンは、以前のバージョンよりも優先されます。さらに、通常は変更が確定される前に、複数の文書管理者による署名を介して変更の承認を文書化するのが必要です。最後に、ドキュメントの新しいバージョンが必要なすべての政党が、その後に配布読んで理解する必要がありながら、制御された文書のすべての古いバージョンが破壊されることを保証する代わりに、プロセスが存在しなければならない。

より具体的に制御された文書、文書管理システム、管理の労力と時間のかかる性質を考えると、文書管理ソフトウェアでは、過去10年以上人気の巨大な成長を経験している。うまく設計された文書管理ソフトウェアシステムは、従来よりもはるかに高い精度と効率で文書全体の制御プロセスを管理することができます。お互いからリモートで、または別の場所で働いている従業員が増えていると、電子署名を使用する能力は、文書管理ソフトウェアは、膨大な時間を節約を通じて可能になりました。

長い間、制御された文書は、企業にとって不安の主な供給源であった。労働集約型の、文書管理などの高価だったので、それにもかかわらず、絶対的に必要であった。工場出荷時のマニュアルが適切に監視されていない場合例えば、、それが構築されて不良品につながり、最終的にはビジネスに何百万ドルまたは数十億もの費用がかかる場合があります製品のリコールの原因となります。ただし、文書管理ソフトウェアの出現は、企業が管理する文書をより正確に管理されていることを知り、以前に提供されていたよりもはるかに低いコストで少し楽に眠ることができました。

最後に、文書管理、文書管理と混同してはいけません。通常、文書管理は、安全で、バージョン管理および準拠の文書管理ソフトウェア·システムに紙のキャビネットを回す "アウトオブボックス"ドキュメントスキャンソリューションを指します。
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